Schulungsportal: Strukturiertes Arbeiten & Projektmanagement

1. Priorisierung und Zeitmanagement

Die Eisenhower-Matrix

Die wichtigste Methode zur Priorisierung von Aufgaben. Jede Aufgabe wird nach zwei Kriterien bewertet: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Kostenlose Lernressourcen zur Eisenhower-Matrix

Ressource	Format	Dauer	Link
Studyflix – Eisenhower Prinzip	Video + Artikel	~10 Min.	studyflix.de
YouTube: ittp – Eisenhower-Matrix	Video-Tutorial	~6 Min.	youtube.com
Projekte leicht gemacht	Artikel + Vorlage	~15 Min.	projekte-leicht-gemacht.de

SMART-Ziele formulieren

Effektive Ziele müssen folgende Kriterien erfüllen:

• Spezifisch – klar und konkret formuliert
• Messbar – Erfolg ist überprüfbar
• Akzeptiert – von allen Beteiligten getragen
• Realistisch – erreichbar und umsetzbar
• Terminiert – klare Deadline gesetzt

Lernressourcen:

• Uni Jena – SMART-Methode PDF (kostenlos)
• Projekte leicht gemacht – SMART-Formel

Getting Things Done (GTD)

Die GTD-Methode bietet ein 5-Schritte-System für maximale Produktivität:

1. Sammeln: Alle Aufgaben und Ideen erfassen
2. Verarbeiten: Entscheiden, was mit jeder Aufgabe zu tun ist
3. Organisieren: Aufgaben in passende Listen einordnen
4. Durchsehen: Regelmäßig Listen überprüfen und aktualisieren
5. Erledigen: Aufgaben nach Kontext und Priorität abarbeiten

Kostenlose Artikel auf Deutsch:

• IONOS Digital Guide – GTD-Methode
• InLoox – Getting Things Done

2. Projektmanagement-Grundlagen

Kostenlose Online-Kurse auf Deutsch

Kurs	Anbieter	Umfang	Kosten	Besonderheit
Offener Onlinekurs Projektmanagement ⭐ Empfohlen	Uni Rostock	12 Lektionen, ~145 Min.	Kostenlos	Start jederzeit, von zertifiziertem IPMA-PM-Trainer
Grundlagenkurs Projektmanagement	Alison/Elevify	1,5-3 Stunden	Kostenlos	Mit Zertifikat (kostenpflichtig)
Lernpfad Projektmanager:in werden	LinkedIn Learning	~12 Stunden	1 Monat gratis testen	Umfassend, professionell

Kanban-Methode verstehen

Kanban visualisiert Arbeitsprozesse und ist besonders relevant, da Nextcloud die App Deck nach dem Kanban-Prinzip bereitstellt.

Grundprinzipien:

• Arbeit wird auf einem Board in Spalten visualisiert (z.B. „To Do" → „In Arbeit" → „Erledigt")
• Aufgaben werden als Karten dargestellt und durch die Spalten bewegt
• WIP-Limits (Work in Progress) begrenzen parallele Aufgaben für besseren Fokus
• Kontinuierliche Verbesserung durch Visualisierung von Engpässen

Kostenlose Lernressourcen:

• Video-Tutorial von MeisterTask (~4 Min., auf Deutsch)
• Artikel auf me-company.de mit 7 praktischen Beispielen
• Planview-Leitfaden zur Einführung in Kanban (kostenlos)

3. Nextcloud als Projektmanagement-Tool

Unsere vorhandene Nextcloud bietet mit den integrierten Apps Deck und Tasks alles, was für strukturiertes Arbeiten benötigt wird.

Nextcloud Deck – Kanban-Board

Die App Deck ist ein mächtiges Werkzeug zur Organisation von Projekten im Kanban-Stil.

Funktionen:

• Boards erstellen für unterschiedliche Projekte (z.B. „Shopware Go-Live")
• Listen/Spalten anlegen (z.B. „Backlog", „In Arbeit", „Review", „Erledigt")
• Karten für einzelne Aufgaben mit Details wie Fälligkeitsdatum, Beschreibung, Checklisten
• Personen zuweisen – ideal für Teamarbeit
• Labels/Schlagworte zur Kategorisierung (z.B. „ERP", „Design", „Technik")
• Integration mit Kalender – Deadlines erscheinen automatisch im Kalender

Einrichtung in 4 Schritten:

1. Deck-App öffnen in Nextcloud
2. Neues Board erstellen: z.B. „Shopware-weclapp-Integration"
3. Listen anlegen: „Backlog" | „Diese Woche" | „In Arbeit" | „Review" | „Erledigt"
4. Aufgaben als Karten anlegen und priorisieren

Nextcloud Tasks – Aufgabenverwaltung

Ergänzend zu Deck bietet die Tasks-App klassische Aufgabenlisten:

• Unbegrenzte Unteraufgaben möglich
• Start- und Enddaten festlegen
• Prioritäten setzen
• Synchronisation mit Smartphone (via DAVx⁵ auf Android)
• Integration mit Nextcloud Kalender

Eisenhower-Matrix in Tasks umsetzen:

Erstellen Sie vier Aufgabenlisten, die den Quadranten entsprechen:

• Liste „A – Sofort erledigen"
• Liste „B – Terminieren"
• Liste „C – Delegieren"
• Liste „D – Verwerfen"

Weitere Ressourcen:

• Lehrerfortbildung BW – Projektmanagement mit Deck
• Suleitec – Nextcloud Tasks installieren und nutzen

4. Shopware-weclapp-Integration

Kostenlose Standardschnittstelle nutzen

Für Shopware 5 und Shopware 6 existiert eine kostenlose Standardschnittstelle direkt in weclapp.

Einrichtung in 3 Schritten:

1. In weclapp: Einstellungen → Integration → Shops → Shopware auswählen
2. API-Schlüssel generieren: In Shopware unter Einstellungen → System → Integrationen
3. Verbindung herstellen: Benutzername und API-Schlüssel in weclapp eintragen

Was wird synchronisiert?

• Artikelstammdaten (bidirektional – entweder weclapp oder Shopware als führendes System)
• Lagerbestände in Echtzeit
• Aufträge und Bestellungen
• Kundendaten

Offizielle Dokumentation:

• weclapp Knowledge Base – Shopware-Verbindung
• weclapp Store – Shopware 6 Integration
• Shopware – ERP-Integration Ratgeber

Zusätzliche Integrations-Optionen

Falls die Standardschnittstelle nicht ausreicht:

• Synesty Studio – Middleware für erweiterte Integrationen
• Universeller ERP-Konnektor (Shopware Store)

5. Empfohlener Lernplan (4-6 Wochen)

Woche 1-2: Grundlagen Selbstorganisation

Woche 3-4: Projektmanagement-Grundlagen

Aktivität	Ressource	Zeitaufwand
Onlinekurs Projektmanagement	Uni Rostock (12 Lektionen)	~3 Stunden verteilt über 2 Wochen
Erstes eigenes Projekt in Deck anlegen	Nextcloud Deck	1 Stunde
Projektstrukturplan für Shopware-Projekt erstellen	Selbständig mit gelernten Methoden	2 Stunden

Ab Woche 5: Praxis und Vertiefung

• Shopware-weclapp-Dokumentation durcharbeiten – 2-3 Stunden
• Testintegration einrichten in Testumgebung – 3-4 Stunden
• Optional: LinkedIn Learning Lernpfad für tiefere Einarbeitung – 12 Stunden

6. Zusätzliche kostenlose Tools (optional)

Falls zusätzliche Tools über Nextcloud hinaus gewünscht werden: